Portfolioでは、一度に複数のレコードに情報を追加することもできます。既存のテキストを置換したり、多数のレコードの同じフィールドに新しい情報を挿入する場合に便利です。 最も簡単な方法は、「置換」ダイアログボックス（「カタログ」メニューから「置換...」を選択）の「ギャラリーウインドウ内の全アイテム」オプションの使用です。
例えば、キーワードを追加したり、写真に撮影者の名前を追加したいレコードが数百あるとします。 Portfolioではこんな作業も簡単にできます。 変更するギャラリーウインドウとそのレコードをすべて開き、「置換」ダイアログボックスでこのオプションを選択し、ポップアップメニューから変更したいフィールドを選んで、テキストを入力するだけです。
警告: これは、多数のレコードの選択したフィールドのデータを一度に置き換える非常に強力な機能です。 選択したフィールドの既存のデータはすべて上書きされますので注意してください。
一度に複数のレコードのフィールドに入力する方法
ギャラリーウインドウを開き、変更するすべてのレコードをギャラリーウインドウ内に置きます。
「カタログ」メニューから「置換...」を選択、または またはcommand+option+R（Macintosh）かCtrl+Shift+R（Windows）を押します。
「ギャラリーウインドウ内の全アイテム」をクリックします。
なお、ダイアログボックスの検索機能は使用不可になります。 これは、変更したいレコード（現在選択しているギャラリーウインドウの全レコード）がすでに見つかっているからです。
変更したいフィールドをポップアップメニューから選択します。
置き換え可能なフィールドのみがリストに表示されます。 これにはシステムフィールドの「キーワード」と「説明」のほか、作成したカスタムフィールドもすべて含まれます。
選択したフィールドに表示するテキストを入力します。
既存のテキストがここで入力するテキストに完全に置き換わります。
「置換」をクリックします。
アクティブなギャラリーウインドウのすべてのレコードで、選択したフィールドの既存のテキストが新しいテキストに置き換わります。